Как заверить документы апостилем
Чтобы подтвердить за границей диплом, свидетельство о браке или другие официальные бумаги, потребуется апостиль. Этот специальный штамп делает документ юридически действительным в других странах. Расскажем, что такое апостиль, какие документы можно им заверить и как это сделать.
Что такое апостиль
Апостиль — это штамп, который подтверждает подлинность подписей и печатей на документе. Он гарантирует, что официальную бумагу выдал уполномоченный орган, и позволяет использовать её в другой стране. Проще говоря, апостиль — это способ легализовать диплом, свидетельство или справку за пределами России.
Выглядит апостиль как квадратная или прямоугольная печать. Ставят его либо на сам документ, либо на отдельный лист, который прикрепляют к заверенным бумагам.
Вот что должно быть на штампе:
- название страны, в которой оформлен документ;
- фамилия и должность лица, подписавшего документ;
- сведения о печати (штампе), которым заверен документ, удостоверенный апостилем;
- место (город) и дата;
- номер апостиля;
- печать (штамп) органа власти и подпись должностного лица, поставившего апостиль.
В каких странах понадобится
Апостиль признаётся в странах, подписавших Гаагскую конвенцию. Сейчас конвенция действует в 127 государствах. Это, например, США, Великобритания, Турция, Франция.
На какие документы можно поставить апостиль
Апостиль можно поставить на:
- документы, выданные органами ЗАГС (свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти);
- нотариальные документы (доверенности, заверенные копии и переводы);
- документы об образовании (аттестаты, дипломы, справки о присвоении учёной степени);
- судебные решения и приговоры, вступившие в законную силу;
- справки об отсутствии судимости, выданные МВД;
- документы, выданные ФНС, Росреестром и другими регистрирующими органами;
- архивные справки и выписки.
Нельзя апостилировать:
- коммерческие и таможенные документы. Например, доверенности на совершение сделок, договоры и соглашения о предоставлении услуг и поставке товаров;
- документы, которые выдают дипломатические представительства и консульские учреждения.
Как заверить документы апостилем
В России нет единого органа, который занимается апостилированием. В зависимости от вида документа за его заверение отвечают разные ведомства:
- Органы ЗАГС — для свидетельств и справок ЗАГС;
- Минобрнауки и региональные департаменты образования — для дипломов, аттестатов и других образовательных документов;
- МВД — для справок о несудимости и других документов МВД;
- Росархив — для федеральных архивных документов;
- Региональные архивы — для архивных документов региональных властей;
- Минобороны — для документов о военной службе;
- Генеральная прокуратура — для документов прокуратуры;
- Минюст — для нотариально заверенных копий и документов, не относящихся к другим ведомствам.
Обратиться за апостилем можно:
- лично — подав заявление в соответствующее ведомство;
- с помощью представителя (по нотариальной доверенности);
- по почте — отправив документы заказным письмом;
- через МФЦ.
Апостиль в электронном виде
С июля 2022 года в России доступен электронный апостиль. Это реестровая выписка с двухмерным штриховым кодом из реестра апостилей.
Запрос можно подать через Госуслуги, если документ заверяет Минюст (если он не относится к компетенции Минюста, поставить электронный апостиль не получится). Или если речь идёт об образовательных документах. Чтобы поставить апостиль, понадобятся электронные версии документов (в формате PDF), подписанные электронной подписью нотариуса.
Электронный апостиль выглядит так же, как бумажный, но дополнительно содержит двухмерный штрихкод. Уведомление о готовности электронного апостиля придёт в личный кабинет.
Важно! Результатом оказания услуги будет исключительно электронный документ. Поэтому перед оформлением стоит уточнить, примет ли электронный штамп страна, в которую вы собираетесь поехать.
Какие документы понадобятся
Чтобы поставить апостиль, подготовьте:
- паспорт;
- документ, на который нужно поставить апостиль;
- заявление (образец);
- квитанцию об оплате госпошлины — 2500 рублей. Учтите, что это сумма за один документ. То есть если вам нужно апостилировать, например, оригинал диплома и его нотариально заверенную копию, придётся заплатить 5000 рублей;
- нотариально заверенную доверенность, если документы подаёт представитель.
Список документов может отличаться в зависимости от ведомства, поэтому перед подачей лучше уточнить требования.
Как апостилировать документ из другого региона
Если документ выдан в другом регионе, обращаться за апостилем нужно именно туда. Например, свидетельство о браке, выданное в Твери, можно апостилировать только в Управлении ЗАГС по Тверской области.
Исключение — документы об образовании. Их можно апостилировать в любом регионе России.
Есть несколько способов упростить процесс:
- Получить дубликат документа в ближайшем ЗАГС по месту пребывания и поставить апостиль на него. В этом случае оба свидетельства — и первоначальное, и повторное — будут действительны.
- Сделать нотариально заверенную копию и апостилировать её через Минюст. Однако перед этим лучше уточнить, примут ли такую копию в стране назначения.
Важно! Апостиль можно поставить только в той стране, где выдан документ.
Сроки оформления
Процедура занимает от 3 до 30 рабочих дней. Но окончательные сроки зависят от ведомства, которое оформляет бумаги. Если потребуются дополнительные проверки документов, процесс может занять больше времени.
Страны, в которых апостиль не нужен
В некоторых странах можно использовать российские документы без апостиля. Это:
- страны Кишинёвской конвенции. Среди них Казахстан, Белоруссия, Армения, Азербайджан, Молдова.
- государства, с которыми у России заключены договоры о правовой помощи. Это, например, Албания, Венгрия, Болгария, Вьетнам.
- страны, не входящие в Гаагскую конвенцию (Египет, ОАЭ, Таиланд). В них потребуется консульская легализация документов.