Как отправить электронное заказное письмо через «Почту России»
Заказное письмо в цифровом формате — современная альтернатива привычным бумажным отправлениям. Оно предоставляет возможность получать официальные уведомления от госорганов и коммерческих организаций, а ещё направлять важные документы онлайн — без личного посещения почты и очередей. Подготовили понятную и простую инструкцию, в которой расскажем, что это за формат, чем он удобен и как начать им пользоваться.
Электронное заказное письмо (ЭЗП) — что это
Так называется сервис «Почты России» по доставке значимых писем в цифровом виде. Бумаги направляются онлайн и хранятся в личном кабинете. Причём обладают они такой же юридической силой, как и бумажные.
Сервис подходит как частным лицам, так и ИП и компаниям.
Преимущество цифровых писем
- Возможность не приходить лично в отделение почты. Чтобы отправить или получить такое письмо, достаточно авторизоваться в сервисе с помощью аккаунта на Госуслугах. Все дальнейшие операции будут реализовываться онлайн. Письма можно направлять в любое время и из любого места. Сами уведомления о новых важных сообщениях, штрафах и извещениях приходят автоматически.
- Быстрая доставка. Если получатель подключён к сервису, письмо отобразится в его профиле сразу же после отправки. Никакого ожидания и задержек. Причём адресаты, не подключённые к электронному формату, всё равно получат письмо: сотрудники почты его распечатают и доставят в привычном бумажном виде.
- Уверенность в получении письма. Отправитель может дополнительно заказать уведомление о вручении и получить официальное подтверждение, что письмо дошло до адресата. Такая функция полезна при направлении претензий.
- Доступ к отправлению. Для каждого письма формируется специальный код — с его помощью документ в случае необходимости удастся предоставить третьим лицам, например представителям суда или сотрудникам налоговых органов.
- Надёжность и конфиденциальность. Электронные письма передаются по защищённым каналам связи. Данные остаются конфиденциальными, а информация — под защитой на всех этапах пересылки.
- Расширенные функции отправки. Сервис поддерживает массовую рассылку:
- Одно и то же письмо — сразу нескольким получателям.
- Разные письма — различным адресатам за одну отправку.
Это особенно удобно для компаний и организаций с большим объёмом корреспонденции.
- Прикрепление дополнительных файлов. К письмам можно прикреплять документы и изображения в популярных форматах: PDF, JPEG, DOCX и многих других.
- Доступ с разных устройств. Работать с электронными письмами можно как через сайт, так и через мобильное приложение.
- Осознанный вклад в экологию. Отказ от бумажной переписки помогает снизить нагрузку на окружающую среду, поскольку:
- Сокращается потребление воды и энергии.
- Вырубается меньше лесов.
- Уменьшается количество отходов и углеродных выбросов.
Отправка цифрового письма: всё, что нужно знать
Как воспользоваться услугой: подключение к сервису
Перед отправкой следует зарегистрироваться. Вот как это сделать:
- Перейдите на портал «Почта России». Вам понадобится опция «Подключение через Госуслуги».
- Определите формат регистрации — как физическое лицо, ИП или как представитель компании.
- Авторизуйтесь с помощью Госуслуг.
- Подтвердите передачу данных о вас.
- Добавьте почтовые адреса, на которые могут поступать сообщения.
- Укажите контактные данные — e-mail и телефон. Они понадобятся для получения уведомлений.
- Ознакомьтесь с условиями сервиса и дайте согласие на вашу регистрацию.
Пример:
Дмитрий работает как индивидуальный предприниматель. Он подключил ЭЗП и добавил сразу два адреса — своего дома и офиса. Теперь в рамках одной учётной записи он направляет письма и как частное лицо, и в качестве ИП. А все государственные уведомления получает в цифровом формате.
Как отправить электронное заказное письмо
Есть несколько вариантов:
- добавление уже готового сообщения;
- загрузка архива (подходит для массовой рассылки);
- создание письма через онлайн-шаблон.
Вот пошаговая инструкция для самого простого и популярного варианта — отправки письма по готовому шаблону.
- Откройте официальный сайт и нажмите кнопку «Новое письмо».
- Выберите тип отправления: заказное письмо частному лицу либо госоргану.
- Введите данные получателя и укажите свой адрес. Если сохранено несколько вариантов, отметьте актуальный.
- Кликните на «Создать письмо» и заполните выделенные пункты.
- При необходимости прикрепите вложения. Но помните, что их общий размер не может превышать 20 Мб.
- Перейдите в режим предпросмотра и проверьте введённые данные.
- Нажмите «Перейти к отправке» и выберите «Оплатить и отправить». Заказное письмо стоит около 90 ₽.
- После успешной отправки статус «Письмо отправлено» появится в личном кабинете.
Таким образом можно, например, направить обращение в свою управляющую компанию, прикрепить к нему необходимые PDF-файлы и в онлайн-режиме отслеживать получение.
Как отследить цифровое отправление
Каждому такому письму присваивается индивидуальный трек-номер. Он доступен в профиле пользователя — войдите в личный кабинет и откройте раздел «Исходящие».
С помощью этого номера можно в любой момент узнать, на каком этапе находится отправление. К примеру, если адресат получил письмо, в статусе появится фраза «Вручено». «Письмо отправлено» означает, что оно доставляется в цифровом либо бумажном формате, а «Ошибка отправки» свидетельствует о необходимости написать в техподдержку.
Как получить электронное заказное письмо
Для этого достаточно подключить услугу цифровой доставки сообщений и указать действующий адрес.
Дальнейший порядок действий выглядит так:
- Уведомление. Как только письмо будет в вашем распоряжении, вам поступит оповещение — на e-mail либо через мобильное приложение «Почты России».
- Доступ к письму. В своём профиле откройте раздел «Входящие», там вы обнаружите письмо.
- Работа с сообщением. В карточке полученного отправления будут доступны основные действия, которые с ним можно выполнить:
- просмотр содержимого;
- сохранение файла;
- пересылка;
- отправка письма в архив.
Как оспорить ошибку налоговой: подробная инструкция для тех, кто не согласен с начислениями